Conducción de la VII conferencia de Ministros de Defensa de las Américas (página 2)
Es importante destacar que en la Reunión
Preparatoria de la VII CMDA, se incluyó en el programa, la
revisión del Proyecto del
Reglamento de la Conferencia de
Ministros de Defensa de las Américas, el cual como
mencione anteriormente, fue aprobado durante la
realización de la conferencia.
El Plan General de Ceremonial y Protocolo, es la base
sobre la cual se asienta todo el trabajo de
protocolo de cara a la
organización del evento y debe contemplar los
siguientes aspectos:
a. Funciones y
áreas específicas de competencia de la
coordinación.
El coordinador de Ceremonial y Protocolo debe procurar
dejar perfectamente sentadas cuales serán sus funciones
durante el proceso
organizativo y ejecución del evento, así como, sus
áreas generales y específicas competencia por dos
razones fundamentales:
- La primera evitar cruces con los otros componentes
del comité organizador y segundo evitar que dos
áreas este realizando la misma labor o que bien no se
este realizando el trabajo. - La segunda para lograr maximizar el esfuerzo de
grupo.,
b. Ministerios de
Estado,
empresas
estatales y entes descentralizados con los cuales
Coordinación de Ceremonial y Protocolo debe coordinarse
para lograr el éxito
del evento y elaboración de un cronograma de reuniones con
las mismas.
Estas instituciones
o entidades son aquellas que por su área de competencia
(servicios
aeroportuarios, aduana, migración,
etc) es necesaria su inclusión en el proceso
organizativo.
Los organismos de gobierno y
entidades con las que se establecieron coordinaciones para la
organización y planificación de la VII CMDA fueron:
Presidencia de la República, Ejército de Nicaragua,
Ministerio de Relaciones Exteriores, Empresa
Administradora de Aeropuertos Internacionales, Dirección General de Migración y
Extranjería, Dirección General de
Aduanas,
Dirección de Información para la Defensa,
Aerolíneas Comerciales, Instituto Nicaragüense de
Turismo,
Policía Nacional y Bomberos.
c. Actividades en la cual se requiere el apoyo de la
coordinación de Ceremonial y Protocolo, así como,
los aseguramientos para que se lleven a cabo las
mismas.
La inclusión de este aspecto permitirá
tener una visión amplia del trabajo a realizar y la
elaboración del presupuesto de la
coordinación.
d. Cronograma general de actividades.
En el se definen las actividades a realizar en el marco
del proceso de planificación y organización del
evento, con periodos de tiempo
claramente delimitados.
Este cronograma debe contemplar, entre otras, las
siguientes actividades:
- Recopilación de cotizaciones y compra ó
contratación de los bienes y
servicios requeridos para el desarrollo
del evento. - Selección y contratación de personal de
apoyo (permanente / de ser requerido). - Selección y contratación de personal de
apoyo (no permanente) - Actividades de capacitación.
- Reuniones de coordinación.
- Etc.
Debe elaborarse un cronograma explicito de reuniones ya
sean bilaterales o multilaterales, en el cual se incluyan los
temas a tratar, en orden de prioridad para lograr una
utilización optima del tiempo. ,
- Elaboración de planes específicos de la
Coordinación de Ceremonial y Protocolo.
Una vez identificadas las áreas de trabajo y
actividades a realizar, el responsable de protocolo debe elaborar
planes específicos para el correcto desarrollo de los
eventos.
En ese sentido, los planes específicos elaborados
por la coordinación de Ceremonial y Protocolo de la VII
CMDA fueron los siguientes:
a. Plan de Edecanes: En el se describen
las áreas de trabajo de edecanes civiles y militares,
así como, sus funciones y el programa de
capacitación para los mismos.
- Las coordinaciones realizadas para garantizar el
apropiado recibimiento y despedida; de los asistentes a
Reunión Preparatoria y la VII CMDA en el Aeropuerto
Internacional de Managua.
- El protocolo para el recibimiento y despedida
de los asistentes a la Reunión Preparatoria y la
VII CMDA, los equipos dispuestos para tal fin, así
como, los aseguramientos para llevarlo a
cabo.
c. Plan de alojamiento: Descripción de las coordinaciones
necesarias para garantizar el alojamiento de los asistentes a
la Reunión Preparatoria y a la VII CMDA.d. Plan de actividades sociales:
Documento en el que se hace mención de lugares
turísticos, de entretenimiento y esparcimiento
adecuados para que los delegados visiten fuera del Programa
Oficial de la Reunión Preparatoria y la VII CMDA, en
las principales ciudades de Nicaragua.e. Plan de Transportación:
Documento en el cual se presentan los requerimientos de
técnica de transporte, desde el punto de vista de
protocolo, para los asistentes a la reunión
preparatoria y a la VII CMDA.f. Plan Centro de Convenciones: En el
que se presentan el diseño de los salones en el cual se
llevaron a cabo las actividades durante el desarrollo de la
actividad.Es importante destacar, que estos planes no son
estáticos, sino que la experiencia indica que se
irán modificando de acuerdo a las diversas situaciones
que se vayan presentando, inclusive durante el desarrollo del
evento.6. Selección y contratación de
personal apoyo (permanente y no permanente)A este punto, el coordinador de Ceremonial y
Protocolo, debe tener una visión completa de todas las
áreas y actividades que estarán a su cargo, por
lo cual ya tendrá la capacidad de seleccionar y
contratar al personal requerido para apoyarlo en el
cumplimiento de funciones.Para la organización de la VII CMDA, se
contrato
personal de apoyo bajo dos modalidades:- Personal de apoyo permanente;
personal que trabajará de planta en la
coordinación de Ceremonial y Protocolo de cara a la
realización del evento.
El criterio de selección para el personal de
apoyo permanente fue el siguiente:- Estudiantes o graduados de la carrera de
Diplomacia y Relaciones
Internacionales ó carreras
afines.. - Bilingües.
- Con experiencia como edecán.
- Manejo de programas informáticos.
- Con iniciativa
- Con capacidad de trabajo en
equipo. - Capacidad de ser multifuncional.
Bajo los anteriores criterios de selección,
se contrato a cuatro jóvenes, a los cuales se les dio
la responsabilidad de gerenciar las siguientes
áreas:- Coordinación de Edecanes, hospedaje
y reuniones bilaterales: A cargo de la Joami
Mayorga y Priscilla Urcuyo. - Arreglo de Salones: A cargo de la
Sharina Pérez - Coordinación de Edecanes Civiles y
co- responsable aeropuerto: A cargo de Fidel
Caldera.
Una vez, contratado el personal de apoyo permanente,
el Coordinador de Ceremonial y Protocolo debe procurar
generar un ambiente
de compañerismo y espíritu de grupo, sin
permitir que se diluya su autoridad
como responsable de área.Lo anterior permitirá, además de
generar un ambiente agradable de trabajo, que el personal de
apoyo, especialmente si son jóvenes, tengan iniciativa
lo que facilitará en gran medida la labor del
coordinador de área.Durante la realización de la
Reunión Preparatoria y la VII CMDA se contó
con el apoyo de edecanes en dos modalidades- Edecanes Civiles: Estudiantes edecanes
de las distintas carreras de la Universidad Americana (UAM), quienes
apoyaron en las distintas áreas de trabajo
durante la realización de los
eventos. - Edecanes Militares: Oficiales del
Ejército de Nicaragua, quienes tuvieron a cargo
la atención directa a los asistentes
a ambos eventos.
Además de los edecanes civiles y
militares, la coordinación de Ceremonial y
Protocolo contó con el apoyo del Mayor Rolando
Brenes, quien estuvo a cargo de la compra y gestión de gran parte
aseguramientos para las distintas actividades realizada
en el marco de ambos eventos.- Mantenimiento de fluidos canales de
comunicación y
cooperación con el resto del comité
organizador.
Para la organización y
planificación de las VII CMDA por decreto
ministerial se creo la siguiente estructura funcional:- Presidente
- Secretario General
- Secretario Ejecutivo
- Coordinadores de área:
- Coordinadora Prensa
- Coordinador Administrativo
Financiero - Coordinador Logístico
- Coordinador de Seguridad
- Coordinador de Ceremonial y
Protocolo
Debe recordarse que la organización y
planificación de un evento internacional no es
solo responsabilidad de la Coordinación de
Ceremonial y Protocolo, sino, de todo un equipo de
trabajo cuyos labores se complementan para logra sacar
adelante el proyecto encomendado.Por tal motivo, goza de gran relevancia el
aspecto de comunicación y coordinación
entre las distintas coordinaciones, respetando siempre
las áreas de competencias de cada una.IV. IMPLEMENTACIÓN DE
PLANES.Esta es la parte más compleja de la
gestión del coordinador de Ceremonial y Protocolo,
debido a que es el momento de poner a prueba y en
práctica todos los planes elaborados.Es aquí cuando entra en función el frase con la cual he
titulado el presente documento
"El diablo esta en los
detalles", debido a que de no cuidar los
detalles pueden generarse una serie de situaciones que
pondrían en riesgo
todo el trabajo de planificación
realizado.A continuación presentaré una
serie de recomendaciones para el coordinador de
Ceremonial y Protocolo llevé a cabo de manera
exitosa su gestión, durante el desarrollo del
evento.Una vez iniciado el evento, el coordinador
debe recordar que ya ha realizado un trabajo previo
de identificación de áreas de
funcionamiento y asignación de
responsabilidades a su equipo de trabajo, por lo
cual únicamente debe estar al tanto que todo
este funcionando según lo
planificado.Una máxima incuestionables es que
el encargado de Ceremonial y Protocolo no puede
estar en todas partes; para eso cuenta con un
equipo de profesionales responsables, cuya labor es
controlar una área especifica y mantener
informado al coordinador sobre su gestión y
solicitarle apoyo en caso que se presenten
eventualidades en las cuales se requiere un
poder de decisión mayor al
que ellos poseen.- Recordar que la labor del coordinador es
supervisar el trabajo de su equipo.Aunado a lo anterior, el coordinador no
solo debe esperar que su equipo de trabajo le
informe, también es
conveniente que este en constante
comunicación con ellos para supervisar el
correcta funcionamiento de las áreas a su
cargo.El coordinador debe siempre tener presente
dos premisas:a. Él responde ante las
máximas autoridades, en el caso de la VII
CMDA; ante el Ministro de Defensa y el Secretario
Ejecutivo, por lo bueno o lo malo que realice su
equipo.b. En cualquier momento del desarrollo del
evento, las referidas autoridades le
consultarán acerca del funcionamiento de un
área en particular, por lo cual, el
coordinador debe estar adecuadamente informado, a
fin de poder dar una respuesta concreta a la
consulta. - Mantenimiento de una comunicación
permanente con su equipo de trabajo.Durante el desarrollo del evento, la
coordinación de Ceremonial y Protocolo debe
estar en constante comunicación con las
otras coordinaciones o áreas según
sea el caso, con el objetivo de apoyar o recibir apoyo
en su funcionamiento, a fin de lograr el
éxito del evento. - Mantenimiento de una comunicación
permanente con las otras áreas
organizativas. - Recordar que no siempre los acontecimientos
se desarrolla según lo
planificado.
Anteriormente, se hizo mención de que los
planes no son estáticos, sino que la experiencia
indica que se irán modificando de acuerdo a las
diversas situaciones que se vayan presentando.En ese sentido, el coordinador debe tener la
capacidad de tomar decisiones rápidas y modificar
lo planificado para adaptarlo a las situaciones que se
vayan presentando, sin trastocar de manera significativa
la planificación general.V. INFORME DE
GESTIÓN.Una vez finalizada la actividad, el Coordinador
de Ceremonial y Protocolo, debe redactar un informe de
gestión, el cual tiene un como objetivo; realizar
una valoración de su trabajo y de su equipo, a fin
de identificar sus logros y principalmente las fallas,
que existieron durante su gestión.El informe gestión debe contemplar los
siguientes aspectos:- Introducción:
- Objetivos propuestos.
- Objetivos cumplidos.
- Objetivos no cumplidos
- Relación y breve descripción de
todos los planes elaborados y su
cumplimiento. - Actividades extraplan
(imprevistos) - Relación de documentos elaborados:
- Relación de eventos de
coordinación: - Eventos de capacitación:
- Relación de eventos
administrativos: - Ejecución presupuestaria.
- Donaciones:
- Relación del personal involucrado y
breve descripción de la función de
cumplió.
Este informe, servirá además como
un referente para la conducción de futuros
eventos.V. CONCLUSIONES.
La organización y planificación de
la VII Conferencia de Ministros de Defensa de las
Américas, fue labor ardua que requirió del
trabajo conjunto de un excelente equipo, en su
mayoría jóvenes, comprometidos con el
objetivo de afianzar el liderazgo sub-regional de Nicaragua en los
asuntos de seguridad y defensa, y continuar
fortaleciendo el modelo
nicaragüense de relaciones civiles-militares, pilar
esencial en la consolidación de nuestro sistema democrático.Con el presente documento, espero haber
compartido con el lector un poco de la experiencia
adquirida durante el referido proceso organizativo y
planificación de la VII CMDA, desde la perspectiva
de la coordinación de Ceremonial y
Protocolo.Finalizó con la frase "no hay reto
imposible, si se trabaja con voluntad, disposición
y entrega".Autor:
Lic. Alfonso Rodriguez
Coordinador de Ceremonial y Protocolo
VII CMDA
- Edecanes Civiles: Estudiantes edecanes
- Personal de apoyo no permanente, es
decir, edecanes contratados y/o oficiales asignados
específicamente para las fechas de
realización de los eventos.
- Las coordinaciones realizadas para garantizar el
- Plan Aeropuerto, en el cual se
describen:
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